Casi todos los problemas de la correspondencia cruzada tienen la misma raíz: una pequeña diferencia entre lo que dice la plantilla Word y lo que dice la planilla de datos. Esta guía reúne los errores que más vemos, con su síntoma, su causa y cómo resolverlos. Está pensada para que, cuando algo salga mal en un lote, sepas exactamente dónde mirar.
La regla general que evita la mayoría de estos casos: **prueba siempre con 2 o 3 filas antes de generar el lote completo**.
1. Un campo aparece vacío o sale el texto «Campo» literal
- **Síntoma:** en los documentos generados, un campo queda en blanco o aparece el nombre de la llave entre delimitadores en vez del dato.
- **Causa:** el nombre de la llave en Word no coincide exactamente con el encabezado de la columna en Excel.
- **Comprobación:** compara carácter por carácter. La coincidencia distingue mayúsculas, espacios, guiones bajos y tildes: «Nombre_Cliente» no es lo mismo que «nombre_cliente» ni «Nombre Cliente».
- **Solución:** iguala el encabezado de la columna al nombre de la llave. En el panel de revisión verás qué campos se detectaron; si falta uno, el problema está ahí.
2. Tildes y mayúsculas que no calzan
- **Síntoma:** un campo que parece idéntico no se reemplaza.
- **Causa:** una tilde o una mayúscula distinta. «Calificación» y «Calificacion» son llaves diferentes.
- **Solución:** define un criterio (con o sin tildes) y aplícalo igual en la plantilla y en la planilla. Si dudas, evita las tildes en los nombres de campos (no en el contenido, solo en los nombres de columna).
3. Delimitadores mezclados
- **Síntoma:** algunos campos se reemplazan y otros no, sin patrón claro.
- **Causa:** la plantilla mezcla estilos de delimitador, por ejemplo «Nombre» y [Direccion] en el mismo documento.
- **Solución:** usa un solo estilo en toda la plantilla. La herramienta reconoce comillas angulares « », doble ángulo << >> y corchetes [ ]; elige uno y mantenlo. Lo explicamos en la guía de cómo preparar una plantilla DOCX.
4. Las columnas del CSV salen todas pegadas
- **Síntoma:** al cargar el CSV, todos los datos aparecen en una sola columna y no se detecta ningún campo.
- **Causa:** el separador del CSV no es el esperado. En Excel en español es habitual el punto y coma (;), mientras que en otros contextos es la coma (,).
- **Solución:** revisa con qué separador se exportó el archivo. Lo tratamos en detalle en el separador de CSV en Excel en español. Si puedes, usa XLSX, que no depende del separador.
5. Celdas vacías en campos obligatorios
- **Síntoma:** documentos con un espacio en blanco donde debería ir un dato.
- **Causa:** la fila no tenía ese valor cargado.
- **Comprobación:** ordena o filtra la columna en Excel para detectar celdas vacías antes de generar.
- **Solución:** completa los datos o decide explícitamente qué poner cuando falten. El motor no inventa: deja el campo vacío sin fallar.
6. El archivo no es .docx
- **Síntoma:** la plantilla no se puede leer.
- **Causa:** el archivo está en formato .doc antiguo o en un formato de compatibilidad.
- **Solución:** abre el documento en Word y guárdalo como .docx moderno.
7. Nombres de archivo repetidos o vacíos
- **Síntoma:** el ZIP trae archivos con sufijos numéricos o nombres genéricos.
- **Causa:** el patrón de nombre usa un campo que se repite (dos personas con el mismo nombre) o que está vacío.
- **Solución:** incluye un campo único en el patrón, como el RUT o un número de folio. Si el patrón queda vacío, la herramienta usa un nombre por defecto para no perder el documento.
8. El límite de filas
- **Síntoma:** un lote muy grande no se procesa de una vez.
- **Causa:** el MVP tiene un límite de filas por ejecución para proteger el servicio.
- **Solución:** divide la planilla en sub-lotes (por ejemplo, por área o por fecha) y genera cada uno por separado. De paso, revisas en partes más manejables.
9. La conversión a PDF falla o se demora
- **Síntoma:** el lote DOCX sale bien, pero la conversión a PDF da error o no responde.
- **Causa:** la conversión a PDF ocurre en un servicio temporal con validación anti-bots y límites de uso por hora.
- **Solución:** completa la validación anti-bots, reintenta en unos minutos y, para volúmenes grandes, genera primero el DOCX, revísalo y convierte a PDF al final.
En resumen
La mayoría de los errores se resuelven en el origen: encabezados idénticos a las llaves, un solo delimitador, datos limpios y una prueba pequeña antes del lote completo. Si quieres partir sobre seguro, descarga una plantilla ya configurada desde la biblioteca de plantillas y adáptala a tus datos.